Sponzoři klubové výstavy

logologo

           

Jste zde

Domů

Směrnice k vedení seznamu členů a pro nakládání s osobními údaji

1.        Úvodní ustanovení

1.1.       Tato směrnice stanoví v návaznosti na článek IX. Stanov 1. CZ Yorkshire Terrier Club, z.s. (dále jen „Klub“), postup pro zápis do seznamu členů, výmaz z něj a jeho zveřejnění.

1.2.       Tato směrnice stanovuje postupy pro zpracování osobních údajů při činnosti v Klubu. Vymezuje členům a dalším osobám účastnícím se na zpracování údajů práva a povinnosti.

2.        Seznam členů a pověřené osoby

2.1.       Seznam členů je seznamem členů ve smyslu ustanovení zákona 89/2012 Sb., občanského zákoníku o seznamu členů spolku.

2.2.       Seznam členů je evidencí osob, které jsou členem Klubu. Je-li členství osoby v Klubu v seznamu členů zapsáno, má se zato, že v rozhodný čas trvalo. Není-li členství osoby v Klubu v seznamu členů zapsáno, má se zato, že v rozhodný čas netrvalo.

2.3.       Zápisy či výmazy v seznamu členů provádí v Klubu pověřené osoby.

3.        Zápis do seznamu členů

3.1.       O přijetí za řádného člena Klubu rozhoduje výbor Klubu na základě závazné přihlášky.

3.2.       Prostřednictvím přihlášky, člen zejména vyjádří svůj zájem vstoupit do Klubu a souhlas se zpracováním osobních údajů.

3.3.       Členství vzniká zápisem vzniku členství do seznamu členů Klubu.

4.        Výmaz ze seznamu členů

4.1.       Členství v Klubu zaniká výmazem ze seznamu členů Klubu.

4.2.       Výmaz může výbor provést pouze tehdy, jestliže je dán některý z důvodů dle čl. IX, odst. 7 Stanov Klubu.

5.        Účel zpracovávání osobních údajů

5.1.       Klub jako správce v souladu se Zákonem zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytném pro výkon oprávněné činnosti Klubu a konkrétně vymezuje účel zpracování osobních údajů takto:

a)           evidence členů, kdy členství je zákonný právní vztah mezi fyzickou osobou a Klubem; Klub své členy eviduje mimo jiné kvůli výběru členských příspěvků,

b)           kontaktování člena při zajištění činnosti Klubu,

c)           plnění jeho povinností vůči ČKS, jako střešní organizaci, vůči orgánům státní správy a územních samospráv, a to zejména v souvislosti s žádostmi o poskytnutí dotací či jiných příspěvků ze státního či jiného veřejného rozpočtu,

d)           zpracování plateb na bankovní účet.

6.        Rozsah zpracovávaných osobních údajů

6.1.       K výše uvedenému účelu zpracovává Klub především osobní údaje v následujícím rozsahu:

a)           identifikační údaje člena – jméno a příjmení, datum narození,

b)           kontaktní údaje – adresa, telefon, e-mail

c)           podobizny, obrazové snímky, obrazové a zvukové záznamy (tedy fotografie a videa), vznikající zpravidla při dokumentaci klubových akcí.

7.        Zpracovávání osobních údajů po skončení členství se souhlasem člena

7.1.       Klub může se souhlasem zpracovávat osobní údaje člena v rozsahu uvedeném v článku 6, a to po dobu, po kterou budou tyto údaje relevantní ve vztahu k níže vymezeným účelům, nejdéle však po dobu 5 let po skončení jeho členství v Klubu. Tyto osobní údaje budou zpracovávány pro následující účely:

a)           obnovení údajů o členství příslušného člena v Klubu, pokud se člen rozhodne do Klubu znovu vstoupit,

b)           informování bývalého člena o akcích organizovaných Klubem,

c)           ochrana oprávněných zájmů Klubu.

8.        Přihláška

8.1.       Klub zpracovává osobní údaje členů ve výše uvedeném rozsahu od okamžiku, kdy člen předá vyplněnou přihlášku, čímž projeví souhlas se zpracováním svých osobních údajů.

8.2.       Souhlas se zpracováváním osobních údajů je nedílnou součástí vstupu do Klubu, členství v něm a účasti na jeho Činnosti a akcích. Souhlas je poskytnut minimálně na dobu členství. Tento souhlas člen potvrzuje na přihlášce do Klubu a dalších dokumentech, pomocí nichž se tato data shromažďují.

8.3.       Přihlášku obsahující souhlas uchová Klub po dobu členství člena a nejméně pět dalších let.

8.4.       Člen poskytne úplné a pravdivé údaje vymezené touto směrnicí. Poskytnutí těchto údajů je nezbytné pro činnost Klubu ve vztahu k členovi po dobu členství příslušného člena v Klubu. V případě neposkytnutí těchto údajů člen nemůže být přijat. Poskytnutí ostatních osobních údajů je dobrovolné.

8.5.       Člen je povinen udržovat údaje v aktuálním stavu. Při změně některého z nich je zaktualizuje neprodleně, nejpozději však do jednoho měsíce.

9.        Způsob a prostředky ke zpracování osobních údajů

9.1.       Klub postupuje při zpracování osobních údajů podle Zákona 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů, této směrnice a dalších vnitřních předpisů. Osobní údaje jsou zpracovávány pověřenými osobami manuálním a automatizovaným způsobem.

9.2.       Klub nesmí bez souhlasu příslušného člena předat jeho osobní údaje třetí osobě, ledaže mu takovou povinnost ukládá závazný právní předpis. Klub může v přiměřeném rozsahu a v souladu s účelem zpracovávání osobních údajů uvedeném v čl. 5 zveřejnit osobní údaje členů, kteří vykonávají funkce v Klubu, či se o ně ucházejí.

9.3.       Originální písemnosti obsahující osobní údaje (např. přihlášky členů, přihlášky na akci, aj.) musí příslušné osoby chránit před ztrátou a odcizením. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na pověřené osoby.

9.4.       Zpracování osobních údajů v elektronické podobě je možné uskutečnit jen s důslednou ochranou těchto údajů, úměrnou jejich významu. Pověřené osoby musí především střežit elektronická zařízení, na kterých se osobní údaje nacházejí, před ztrátou a odcizením.

10.      Povinnosti pověřených osob

10.1.    Pověřená osoba je povinna:

a)           zajistit podle svých sil naplňování této směrnice v rozsahu působení a odpovědnosti je ověřovat podle pověřené osoby

b)           zpracovávat osobní údaje výhradně ve výše uvedeném rozsahu a účelu,

c)           získávat souhlas se zpracováním osobních údajů od členů a účastníků akcí dle této směrnice,.

d)           dbát na správnost zpracovávaných osobních údajů, při jejich pořizování; při zjištění, že zpracovávané osobní údaje nejsou pravdivé nebo přesné, bezodkladně zjednat nápravu.

10.2.    Pověřená osoba je povinna předcházet neoprávněnému přístupu třetích osob ke zpracovávaným osobním údajům. Zejména, ale nikoliv pouze nesmí:

a)           umožnit neoprávněným osobám přístup k osobním údajům jakýmkoliv způsobem,

b)           sdělovat jakékoliv osobní nebo citlivé údaje nepovolaným osobám.

10.3.    Pověřená osoba zachovává mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních i po skončení zpracovávání údajů.

10.4.    Porušení povinností uvedených ve směrnici může být předmětem disciplinárního řízení, čímž není dotčena odpovědnost dle Zákona.

11.      Práva člena

11.1.    Ve vztahu ke zpracování osobních údajů má člen zejména následující práva:

a)           právo znát údaje, které o něm vede Klub,

b)           právo na výmaz jakýchkoli osobních údajů po ukončení členství, ledaže má ve vztahu k těmto osobním údajům Klub povinnost tyto po určitou dobu po zániku členství uchovávat podle závazného právního předpisu,

c)           obrátit se na výbor Klubu s žádostí o nápravu, zjistí-li porušení Zákona či této směrnice.

12.      Přechodná a závěrečná ustanovení

12.1.    Tato směrnice byla vydána podle čl. IX, odst. 14 Stanov.

12.2.    Tato směrnice byla schválena výborem Klubu dne 13. 4. 2016 a nabývá účinnosti s okamžitou platností.

 

Přihlášení

Přihlašovací jméno je prijmeni.j (j=první písmeno jména) a heslem pro přihlášení je Vaše klubové číslo_PJ (iniciály, nejdřív příjmení a pak jméno).